EFECTIVIDAD PERSONAL DE UN ARQUITECTO. MI AVENTURA IMPLANTANDO GTD

Hablar de efectividad personal en el mundo de los arquitectos merece mucho la pena, puesto que muchas veces es uno de nuestros talones de Aquiles.

¿Sientes que no llegas a todo? ¿Te pasas la vida solucionando problemas y no puedes dedicarte a lo verdaderamente importante? ¿Necesitas días de 36 horas para resolver tus asuntos y luego te cargas con más tareas para seguir en la rueda del hámster?

Hola, me llamo Joan, y soy GTDista.

Voy a dedicar algunos artículos a la efectividad personal, tomando como base lo que he observado en sesiones de coaching con arquitectos y, sobre todo, mi propia experiencia en primera persona.

La idea es ir contándote en varios flashbacks cómo llegué a la metodología GTD (Getting Things Done) propuesta por David Allen, cómo la adopté (me costó lo suyo) y por qué me funciona. Aprovecharé mi historia para introducirte en lo más básico de esta metodología.

Te hablaré de mis 3 fracasos al acercarme al método, del año y medio que me costó implantarlo con una mínima solidez, y de mis siguientes dos años como practicante en los cuales mi efectividad ha mejorado considerablemente (mi enorme recompensa).

Lo haré desde el punto de vista de un GTDista cualquiera, porque no soy un experto. Aun así, creo que mi experiencia puede servirte para no repetir mis errores y tal vez animarte a acercarte a esta metodología.

Hoy empezaré con algunos conceptos generales de efectividad personal y en próximos artículos te iré contando mi aventura.

Efectividad personal en el trabajo del conocimiento

Podríamos decir que el concepto de efectividad personal nace con la obra de Peter Drucker. Este autor, a finales de los años 50, comienza a definir la idea dentro del entorno de lo que él denomina “trabajo del conocimiento”.

En los entornos del trabajo del conocimiento no podemos limitarnos a producir en línea recta. Esto sirve para situaciones en las que el trabajo es más o menos rutinario, secuencial, sin variaciones y homogéneo.

Por el contrario, como trabajadores del conocimiento necesitamos pensar. Definir qué tareas acometemos y cómo, aplicar creatividad e innovación, aprender y ajustar sobre la marcha, idear de manera disruptiva, adaptarnos a las variaciones continuas del entorno…

No existe un trabajo definido al 100% que podamos ejecutar sin dudar. Esto no es una línea de producción con unas tareas predefinidas. Aquí hay que dedicar mucho tiempo a pensar, a veces más que a hacer.

Por otro lado, normalmente la cantidad y dimensión de las tareas a realizar en este tipo de trabajo excede el tiempo disponible para hacerlas.

Ésta es una de las mayores fuentes de estrés en la vida de un arquitecto. Es perjudicial para la salud e impide disponer de espacios mentales suficientes para crear, imaginar y visualizar.

Siendo además las actividades propias de la profesión bastante variopintas e impredecibles, es necesario establecer una serie de hábitos para acometerlas de la mejor manera posible.

Es más, la efectividad personal supera el simple propósito de organizarse. Hay en ella un sustrato de enfoque vital que la hace muy interesante, y que se puede apreciar cuando uno aplica metodologías como GTD.

En mi caso, GTD fue un gran descubrimiento que mejoró mi vida en múltiples aspectos. Y no sólo en el plano profesional.

Gestión del tiempo y efectividad personal

Puedes leer muy buenas reflexiones sobre efectividad personal en el estupendo blog de José Miguel Bolívar | Óptima infinito, y también en su libro “Productividad personal. Aprende a librarte del estrés con GTD”.

En ellos se exponen de manera muy clara pensamientos y avances en este campo sobre los principios establecidos por gigantes como Peter Drucker, Stephen Covey o David Allen.

Solemos decir que estar ocupado más horas no significa obtener mejores resultados. Todas las personas disponemos de la misma cantidad de tiempo, 1.440 minutos al día, pero no todo el mundo “le saca el mismo partido”.

Más allá de las capacidades de cada uno, por encima del tiempo de que disponemos importa qué hacemos en ese tiempo y cómo. Es lo que determina nuestros resultados.

El concepto clásico de “gestión del tiempo”, planificar al milímetro para meter las máximas tareas posibles en menos tiempo, no nos sirve. El tiempo no se puede gestionar. Es algo que escapa completamente a nuestro control. No podemos conseguir más ni hacer que corra más despacio.

Además, el tipo de trabajo que hacemos no es uniforme. No podemos valorar nuestro trabajo al peso, por el número de tareas que hacemos. Algunas son más valiosas que otras, y la duración de casi todas es difícil de evaluar a priori.

Podemos planificar al dedillo las horas de las que disponemos en relación a un número de tareas, pero a la mínima incidencia o anomalía, saltará todo por los aires.

Y esto es lo más probable en los entornos VUCA en los que nos movemos hoy en día. Ya sabes: volátiles, inciertos, complejos y ambiguos.

En un entorno VUCA, la planificación milimétrica acabará saltando por los aires #efectividad Share on X

En vez de eso, podemos centrarnos en lo que sí tenemos capacidad para gestionar: nosotros mismos. Pasaremos de un concepto de gestión del tiempo al de gestión de la atención.

En qué consiste la efectividad personal

Tomo prestadas unas líneas de este artículo de José Miguel Bolívar en las que se resume de manera muy sencilla en qué consiste la efectividad personal como compendio de eficiencia y eficacia:

• Eficiencia es “hacer bien las cosas”, es decir, hacer la cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con “cómo” se hacen las cosas.

• Eficacia es “hacer las cosas correctas”, es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con “qué” cosas se hacen.

• Efectividad es “hacer bien las cosas correctas”, es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con “qué” cosas se hacen y con “cómo” se hacen esas cosas.

Como vemos en estas sencillas y certeras definiciones, la efectividad implica un compromiso entre eficiencia y eficacia, un estado de equilibrio entre estos dos conceptos que, por otra parte, no tienen por qué ser opuestos.

Así pues, quedémonos de manera general con la importancia de hacer mejor las cosas y elegir qué cosas hacemos en cada momento de todas las que nos llenan de ruido la mente.

Esto se consigue con actitud y hábito. La efectividad personal no refleja una manera de trabajar, sino una manera de vivir.

La #efectividad personal no refleja una manera de trabajar, sino una manera de vivir #GTD Share on X

Efectividad personal del arquitecto

¿Y qué traducción tiene todo esto en el mundo del arquitecto?

Para empezar, los arquitectos también vivimos en entornos VUCA. Muy VUCA. Vuquísimos.

Los #arquitectos vivimos en entornos VUCA. Muy VUCA. Vuquísimos #efectividad Share on X

Por la gran cantidad de agentes que intervienen en nuestra actividad, con los que hay que coordinarse muchas veces a modo de director de orquesta, estamos tremendamente expuestos a la incertidumbre, la variabilidad y la complejidad.

A ello añadimos que vivimos hiperconectados y que llevamos a cabo tareas muy diversas: diseñar, escribir, dibujar, calcular, visitar obras, reunirnos, desplazarnos, gestionar personas, relacionarnos con clientes, marketing, networking…

Hace unos años, en nuestra profesión se planificaba con la semana como unidad de tiempo. “Te paso el presupuesto en dos semanas”, “Lo vemos en la visita de la semana que viene”, “Lo modifico y la semana que viene hablamos”…

Ahora mismo, no cabe hablar de unidad de tiempo ni de planificar. Todo pasa muy rápido y hay mil cosas que no podemos prever, por lo que la planificación al detalle es imposible. Siempre habrá imprevistos, interrupciones y descoordinaciones.

Se puede encontrar sentido en todo este caos y fluir dentro de él, dejándonos llevar en cierto modo por la corriente, pero en la dirección y sentido que más nos interesen.

Imagínate conseguir una especie de “orden gigante” que modula y soporta el conjunto. Una estructura en la que puedas confiar ciegamente, dentro de la cual se producen acciones variadas según las circunstancias.

Esa superestructura te la da GTD, y además te va a permitir definir tus acciones en cada momento en función de las circunstancias sin que el conjunto se resienta, manteniendo tu organización y tus objetivos intactos.

Y es que GTD es un sistema flexible y que asume las variaciones de las circunstancias con facilidad.

Mi propia experiencia

Hace unos 4 años, yo me movía en ese mundo incierto del arquitecto. Tenía mil frentes abiertos, porque además siempre he sido muy inquieto y activo, y vivía con la constante sensación de no alcanzarlo todo.

Actividad profesional en diversos frentes, formaciones, aficiones varias, vida personal… Todo se mezclaba en una continua obligación diaria. ¿Has visto esos gatos que dan vueltas sobre sí mismos persiguiendo su propia cola?

Más aún, tenía la agobiante sensación de olvidar siempre algo. Y eso que yo era bastante organizado: hacía listas, apuntaba cosas, planificaba… Además, mi memoria fallaba poco.

Pese a ello, llega un momento en que necesitas un sistema, sobre todo algo que te permita vaciar tu mente de recordatorios, tareas pendientes y preocupaciones futuras.

Cuando tienes una lista con más de 100 entradas, que mezcla tareas, recordatorios, ideas, comentarios de personas, y mil cosas más, estás de todo menos organizado. Eso sí, te lo pasas muy bien tachando, pero pierdes muchísimo tiempo, por ejemplo revisando la lista.

En una de mis formaciones, oí hablar de GTD y de sus ventajas. En otra posterior, recibí unas nociones básicas. Por mi cuenta, empecé a investigar en blogs y a leer a David Allen, y decidí que quería probar aquello. Tenía muy buena pinta.

Con GTD podía implantar unos hábitos para que el sistema trabajase para mí, lo que me permitiría reducir mi nivel de estrés. Además, conseguiría que mi mente se liberase para lo realmente importante: ser creativo.

#GTD trabaja para ti. Reduce tu nivel de estrés y libera tu mente para crear #efectividad Share on X

Mis 3 fracasos y 1 recompensa implantando GTD

Con el escaso bagaje formativo que había recibido y mucha lectura a cuestas, empecé mi intento para adoptar la metodología. Y me la pegué 3 veces:

Fracaso 1: por falta de claridad. No había captado bien la esencia y razones detrás del método, así que me puse a hacer algo que parecía GTD pero no lo era.

Fracaso 2: por soberbia. Intenté “adaptar” GTD a mi modo, creando una especie de GTDBJ (Getting Things Done by Joan). Obviamente, lo que creé fue como una paella con kétchup y chorizo.

Fracaso 3: por falta de hábito. Simplemente, no fui capaz de instaurar el hábito de capturar ideas y recordatorios por razones muy absurdas que te contaré más adelante.

Cada uno de estos accidentes supuso un tiempo de abandono de la metodología para volver con fuerzas renovadas. Este proceso me llevó más o menos un año y medio.

Pero oye, ¿quién dice que los cambios positivos en la vida son gratis? Lo bueno cuesta.

A la cuarta fue la vencida, y hoy llevo ya dos años de recompensa. Con mayor o menor fortuna, he conseguido implantar la metodología de manera bastante fiel, aunque soy consciente de que todavía tengo un buen margen de mejora.

Por fin siento que mi efectividad personal ha mejorado mucho. He eliminado gran parte del estrés, tengo la mente más libre para lo que me interesa y estoy organizado. Confío en el sistema.

Te invito a que leas los próximos artículos. En ellos, contándote cómo fueron esos fracasos y cómo finalmente lo logré, te daré algunas nociones de GTD a nivel de usuario para que tengas elementos para decidir si quieres formarte en este apasionante mundo.

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Algunas lecturas recomendables

“La práctica del management”, Peter Drucker, 1954
“Innovación y emprendimiento”, Peter Drucker, 1985
“Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”, Stephen Covey, 1989
“Organízate con eficacia”, David Allen, 2000
“The essential Drucker”, Peter Drucker, 2001
“Sé más eficaz”, David Allen, 2003
“Haz que funcione”, David Allen, 2005
“Productividad personal: aprende a liberarte del estrés con GTD”, José Miguel Bolívar, 2015

¿Tú prestas atención a tu efectividad personal? ¿Crees que mejorándola puedes cambiar tu vida? ¿Vives en el estrés? ¿Tienes la sensación de no poder dedicarte a lo importante? ¿Tienes tiempo libre?

Me gustará mucho leer tus comentarios, y si te ha resultado útil el artículo, compártelo. Tienes los botones para ello aquí mismo. Te estaré muy agradecido.

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.

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