11 ERRORES FRECUENTES QUE MATAN LA EFECTIVIDAD DEL ARQUITECTO Y SU ESTUDIO

La efectividad del arquitecto y su estudio es un tema poco tratado. Tradicionalmente nos hemos preocupado más de otras cosas.

Al principio de mi serie dedicada a GTD, te hablé de efectividad personal. Me centré sobre todo en la imposibilidad de gestionar el tiempo, la enorme dificultad que supone la planificación y en algunos conceptos que hay que tener en cuenta en el tipo de entornos en los que trabajamos.

Cuidar la efectividad es importante, puesto que te permitirá lograr mejores resultados, ganar algo de tiempo, disminuir el estrés e incluso utilizarla como elemento competitivo.

Hoy voy a hablarte de algunos errores habituales que destruyen la efectividad del arquitecto y su estudio. Seguro que reconocerás algunas de las situaciones que voy a describirte.

No es fácil escapar de ellas, pero se puede. Te voy a proponer algunas maneras de hacerlo que podrás aplicar desde ya mismo en tu día a día profesional.

1 – Falta de conciencia del contexto

Cuando hablamos de principios de GTD definimos la idea de contexto.

Aunque no utilices esa metodología, es de sentido común apreciar la influencia de las circunstancias propias y las que nos rodean a la hora de llevar a cabo una tarea.

Por ejemplo, cosas puramente logísticas. Es obvio que si necesito un ordenador para hacer algo, y no dispongo de uno, no voy a poder.

Esta afirmación digna de Barrio Sésamo tiene más implicaciones. Parece natural pensar que una buena manera de seleccionar qué cosas hacer en cada momento es agruparlas según el contexto.

Cuando tenga el ordenador, me dedicaré a las que pueda resolver con él. Cuando esté en el lugar adecuado para hacer ciertas tareas, me dedicaré a ellas.

Las circunstancias independientes de la tarea pueden ser también otras. Por ejemplo, tu nivel de energía. Es bastante inútil acometer tareas que requieren de un alto nivel de energía y concentración en el momento en que no dispones de ellos. Serás muy poco eficiente.

Otro ejemplo. Hay tareas que requieren de una buena porción de tiempo para llevarlas a cabo. No es buena idea ir haciéndolas a cachitos, como veremos en el siguiente punto.

Y como esas cosas, otras tantas dependiendo de cada persona.

Al final, se trata de ser consciente de que nadar contra corriente es muy poco efectivo. Es mejor asumir el contexto y adaptarse a él. Ir en contra de las circunstancias acaba con la efectividad del arquitecto.

Nadar contra corriente es muy poco efectivo. Mejor adaptarse al contexto #efectividad #arquitectos Share on X

2 – Dispersión del tiempo útil

Como decíamos, hay tareas que necesitan tiempo. Además, es mucho mejor acometer una tarea, realizarla y dejarla acabada antes de pasar a otra.

Es así sobre todo por la ansiedad que producen las acciones inacabadas y por la pérdida de eficiencia que supone arrancar a hacer algo, interrumpir y tener que volver a arrancar.

Para ello, necesitas encontrar bloques más o menos largos de tiempo de calidad.

Obviamente, tienen más calidad dos horas seguidas dedicadas a una tarea que el mismo tiempo dividido en ocho sesiones de 15 minutos. Ello, claro está, sin olvidar los pequeños descansos necesarios para poder mantener la concentración.

Intenta por tanto que tu tiempo disponible no se disperse, concéntralo en la medida de lo posible, y selecciona para esas franjas más largas de tiempo las tareas que requieran más horas.

3 – Falta de autoconocimiento y realismo

Para seguir los criterios anteriores, hace falta cierto grado de autoconocimiento, particularmente para saber tu nivel de energía y cuánto tiempo necesitas para completar las cosas. En este sentido, ser realista con el tiempo es una necesidad.

Muchas veces nos ponemos plazos totalmente irreales e imposibles de cumplir para realizar una tarea o proyecto. Tu experiencia te debe guiar a la hora de hacerlo, y así evitarás ser exageradamente optimista y dejar tareas sin completar.

Por otro lado, también debes ser realista a la hora de asumir tareas. Hay que aprender a decir que no. Otra forma de destruir la efectividad del arquitecto es decir siempre que sí.

Muchas veces será necesario renunciar a una pequeña mejora en el resultado a costa de un gran consumo de tiempo. Otras veces, simplemente, te pedirán cosas que no podrás acometer. Cuesta decir que no, pero a medio plazo es más efectivo para ti.

4 – Falta de delegación

Ya hablamos de los grandes beneficios de delegar y de cómo hacerlo.

Si tienes tu propio estudio o si eres un arquitecto autónomo, muchas veces te resultará muy rentable delegar tareas o externalizarlas.

Si tu hora vale 50 €, piensa en el valor de todo el tiempo que vas a dedicar a algo cuando, probablemente, habrá alguien que podrá hacerlo por menos dinero y mucho mejor que tú.

Delegar te dejará tiempo para dedicarte a lo verdaderamente importante, para crear, y también para descansar más o para tener, por fin, una vida personal.

A los arquitectos nos cuesta delegar. Tal vez por tener siempre en la cabeza esa visión general de la totalidad de lo que hacemos. Tal vez porque tenemos una formación que nos permite abordar muchas cosas. Lo cierto es que no acabamos de estar cómodos delegando.

Delega todo lo que puedas, y hazlo bien. La arquitectura es una profesión muy colaborativa. Raras veces podemos enfrentarnos en solitario a un proyecto, con lo que tendremos que colaborar. Esas colaboraciones son maneras de delegar, y es importante definirlas bien.

Más de una vez he estado en situaciones en las que los agentes intervinientes no tenían completamente claros sus roles y su reparto de tareas. Esto pasa. Dedícale tiempo a clarificarlo, luego lo recuperarás con creces.

5 – Dificultades para elegir qué hacer

Dentro de un contexto y de unas circunstancias determinadas, ¿cómo determinamos la próxima tarea que vamos a acometer?

Parece lógico empezar por lo que tenga una fecha fija de cumplimiento. No la que hayas puesto tú, sino una que venga impuesta externamente. Por ejemplo, un plazo para la entrega de un documento.

Por otro lado, las tareas que te acercan a los objetivos, las que se proyectan al futuro, son mucho más definitorias que las que resuelven problemas, las que miran al pasado.

Seguro que hay problemas cuya resolución será urgentísima, pero te puedo asegurar que esos son apenas un 5% del total.

Muchas de estas urgencias aparecen ante nuestros ojos como emergencias y en realidad no lo son. La efectividad del arquitecto se resiente especialmente con estos sustos. Todo lo que no son emergencias reales, podrá esperar.

Para decidir bien, dejaremos de dedicarnos a apagar fuegos y acometeremos las tareas que nos sean más útiles.

La estrategia y la definición de procesos son importantes, puesto que el tiempo que dedicamos a todo ello tiene un retorno extraordinario más adelante. Esas tareas son prioritarias.

También lo son las tareas que nos permiten aportar mucho valor al proyecto y contribuyen en gran medida a su realización.

También aquéllas que son críticas, necesarias para que otros miembros del equipo puedan llevar a cabo las suyas.

Prioriza. A veces lo urgente no deja tiempo para lo importante #efectividad #arquitectos Share on X

Muchas veces nos dedicamos a lo más llamativo o a lo que más nos gusta. No, es mejor pensar en nuestros objetivos y ver qué aporta más valor para alcanzarlos.

6 – Interrupciones y emergencias

Ya hablamos de que los arquitectos nos movemos en entornos muy VUCA. Los imprevistos y las interrupciones van a ser inevitables, ahí hay poco que hacer. Donde sí tenemos margen de elección es en qué hacemos cuando se producen esas interrupciones y cómo las gestionamos.

El teléfono, las notificaciones, los emails, los compañeros y colaboradores… Como el proceso de construcción involucra a muchos agentes, tenemos muchas entradas de información y muchas comunicaciones de personas.

Todas estas interrupciones destruyen la concentración, por lo que es fundamental restringirlas. No pasa nada por apagar o poner en silencio el teléfono cuando estés haciendo algo que requiere concentración.

Es buena idea determinar una disciplina en este aspecto. Fija una serie de momentos en los que consultar el email, mensajes, etc., y trata de que esos momentos coincidan con tus horas de energía más baja.

Poned señales en el estudio para los momentos en los que no se pueda interrumpir a una persona salvo emergencia (real). Un pequeño semáforo verde/ámbar/rojo funciona.

Si la interrupción se produce, es importante que rompa lo menos posible tu concentración. Salvo ese 5% de emergencias reales, el resto de inputs que tengas mientras te dedicas a otra cosa los podrás reservar para después. Casi todo puede esperar.

Cuando hayas completado tu tarea o tengas definido un momento de parón, ordena la información motivo de la interrupción y mira si es más conveniente hacer algo con ella ya o no.

GTD es un sistema eficaz y flexible para estas cosas, vale la pena echarle un vistazo.

7 – Exceso de planificación en la efectividad del arquitecto

El exceso de planificación en entornos tan variables como la arquitectura lleva inevitablemente a acumular tiempos muertos entre tareas, a realizar las de mayor exigencia en nuestras horas más bajas o a dejarlas inconclusas, con la consiguiente ineficiencia y carga de ansiedad.

El no cumplimiento de la planificación también lleva al estrés. Además, el tiempo pasado planificando es tiempo que se va a la basura y afecta a la efectividad del arquitecto.

Puedes intentar planificar todo al milímetro, pero enseguida te darás cuenta de que esta planificación ha saltado por los aires ante el menor imprevisto, interrupción o cambio. Puedes ser buenísimo planificando, pero no puedes controlar un entorno VUCA.

Es mucho mejor intentar fluir con él (no es que me ponga esotérico, pero no se me ocurre otra palabra más descriptiva).

Teniendo claros tus objetivos y el marco general en el que te quieres mover, actúa en función del contexto y circunstancias, eligiendo con criterio lo que vas a hacer en cada momento. No hagas algo para cumplir un planning. Hazlo porque es la mejor elección en unas circunstancias determinadas.

Poco a poco, esto te irá llevando al objetivo.

No se trata de quedarse al pairo o dejarse llevar por el viento. Se trata de saber a dónde quieres llegar y aprovechar la fuerza de ese viento para remar menos. Incluso cuando el viento está en contra, se puede aprovechar para avanzar en la dirección que más te interese.

Esto es navegar de ceñida, según me dicen los que saben de vela. Yo es que me mareo en los barcos.

8 – Pérdida del foco

Para seguir este principio de fluir con las circunstancias, debes tener muy claro el objetivo al que te diriges y mantener el foco en él.

Esto que parece tan obvio muchas veces se queda por el camino. En general, está bien preguntarse para cada tarea: ¿cómo me ayuda esta tarea para llegar al resultado final? Si la respuesta no es muy clara, seguramente la tarea no es tan necesaria o la estamos enfocando mal.

El exceso de perfeccionismo es una manera muy común de pérdida del foco. Nunca llegarás al 100% de perfección (porque no existe). Además, a partir de cierto nivel, el perfeccionamiento exige una cantidad de tiempo y energía que, simplemente, no salen a cuenta.

El exceso de perfeccionismo es una manera muy común de pérdida del foco #efectividad #arquitectos Share on X

Ojo, en nuestra profesión caemos muchas veces en esto. El perfeccionismo extremo destruye la efectividad del arquitecto.

9 – Dificultades en la toma de decisiones. Parálisis por el análisis

Otro clásico. A veces, ante decisiones difíciles, podemos pasarnos mucho tiempo bloqueados porque solamente vemos los contras de la decisión que vamos a tomar. Solamente vemos lo que vamos a perder al escoger A en lugar de B, y no lo que vamos a ganar.

Hay muy pocas decisiones de vida o muerte. Hay muy pocas decisiones con las que podamos meter la pata muchísimo. Y no hay decisiones que no podamos tomar por no estar preparados para ello.

Decide. Es mejor acertar parcialmente o incluso no acertar que quedarte bloqueado. Si aciertas, perfecto. Si no, lo arreglas. Por supuesto, es mejor acertar, pero un porcentaje razonable de errores será más efectivo que no hacer nada.

Esto no quiere decir que vayas a lo loco, pero cada decisión tiene un tiempo prudencial para tomarla, por encima del cual empieza a causar problemas para la marcha de tu trabajo. No te estanques ahí.

Creo que sabes de qué hablo.

10 – Reuniones innecesarias o poco productivas

A los seres humanos nos suele gustar reunirnos. Somos sociales, es inevitable.

Además, muchas veces las reuniones suponen un paréntesis o incluso un descanso si no se toman en serio. En ellas, acaban trabajando un par de personas mientras el resto bosteza. Las reuniones son una tentación.

No es necesario reunirse para todo, en especial en estos tiempos en los que la comunicación no es un problema. Si aun así decides que es necesario hacerlo, sigue algunas reglas fundamentales.

Acota la duración de las reuniones para que no se coman tus mejores horas. Para ello debes prepararlas, es decir, fijar un objetivo y estudiar cómo lo vas a tratar. El éxito de una reunión se determina antes de que ésta se produzca mediante la preparación.

El éxito de una reunión se determina antes de que ésta se produzca #efectividad #arquitectos Share on X

Durante la misma, dirígela si no hay otra persona que esté encargada de ello, y conclúyela a tiempo y anotando las conclusiones.

Las mismas reglas para las reuniones con los clientes, por mucho que nos guste impresionarlos. Trata de ir a los puntos importantes sin dispersarte.

Las reuniones merecen un artículo específico. En breve.

11 – Visitas de obra interminables

Una forma de reunión especialmente gravosa en términos de tiempo es la visita de obra.

La visita de obra también debes acotarla en tiempo. Cuando llegue tu hora, te vas. Surgirán temas pendientes, pero salvo que se produzca un cataclismo (un accidente o algo así), siempre podrán esperar.

Intenta ir a la obra y que los otros agentes intervinientes vayan con un guión de temas preparado. Esas visitas en las que se pasea y mientras tanto van apareciendo cuestiones son altamente ineficaces. Hay que inspeccionar, y si se ve un problema atacarlo, pero eso no puede sustituir a una preparación.

No me detendré más en las visitas de obra, puesto que hablaré de ellas en ese próximo artículo. Anotado.

Estos 11 errores que matan la efectividad del arquitecto y su estudio son frecuentes. Puede que hayas identificado varios en el día a día de la profesión. Enfrentarse a ellos es una cuestión de actitud y sobre todo de hábito.

Te recomiendo que te pongas a ello en la medida de lo posible. Notarás resultados.

Tienes muchos contenidos, herramientas y posts para mejorar tu trabajo en la categoría GESTIÓN DEL ESTUDIO DE ARQUITECTURA.

¿Y tú? ¿Crees que tienes un nivel razonable de efectividad? ¿Con cuántos de estos problemas te enfrentas diariamente? ¿Crees que puedes implantar algo de lo que has leído pese a lo impredecible del entorno? ¿La efectividad del arquitecto presenta desafíos especiales?

Coméntamelo aquí abajo, nos vendrá muy bien a todos conocer tu experiencia. ¡Ah!, y si te ha gustado mucho compártelo, por favor. Tienes aquí los botones.

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.