MI SEGUNDO FRACASO IMPLANTANDO GTD: “ADAPTAR” LOS 5 PASOS DE GTD

Los 5 pasos de GTD son los que conforman el sistema y lo hacen operativo. Hoy te voy a hablar, por fin, de ellos.

¿Sabes qué tienen en común con la cocina de Ferràn Adrià? 🙂

Ya te hablé en artículos anteriores de efectividad personal y de los principios de GTD, empezando el relato de mi aventura.

Te voy a contar hoy cómo fue mi segundo fracaso al implantar la metodología, que se produjo cuando intenté “adaptar” los 5 pasos de GTD a mis preferencias. No cometas tú el mismo error.

Claramente, me pasé de listo.

Los 5 pasos de GTD y la deconstrucción

¿Conoces la cocina de Ferràn Adrià? ¿Has tenido la suerte de visitar El Bulli?

Los que saben de gastronomía hablan de deconstrucción y de términos similares. La sensación cuando ves lo que hace Adrià es más o menos esa. Estudia platos conocidos de la gastronomía autóctona y los reinterpreta. Los deconstruye.

Para ello, muchas veces separa sus elementos, los procesa de cierta manera, y los vuelve a presentar con otra apariencia motivadora e imaginativa. La tortilla deconstruida o la menestra en texturas, por ejemplo.

Cuando te los comes, estás sintiendo que comes una tortilla o una menestra, pero es diferente. Los ingredientes se han separado, procesado y vuelto a resituar para crear un plato diferente.

Tras esta chapucera explicación de andar por casa de la cocina de Ferràn Adrià, me permitiré decir otra burrada: GTD es similar.

Los 5 pasos de GTD te permiten atrapar todas las cosas que puedan significar compromisos para ti, como ideas, citas, tareas, necesidades, requerimientos, etc., tratarlos de manera adecuada y transformarlos para presentártelos de una manera mucho más digerible, realizable, organizada y atractiva.

Cuando logras esto, hacer las cosas es mucho más motivador, ganas mucho foco, y tu efectividad se dispara.

Vamos con los 5 pasos de GTD. Cuesta más explicarlos que hacerlos, en serio. Cuando los asimilas, el proceso es muy fluido.

Paso 1. Capturar

         Atrápalo

El primero de los 5 pasos de GTD consiste en “atrapar” todo lo que “surge” y ponerlo en unas bandejas de entrada.

¿Qué es eso que surge? Ideas u obligaciones que te vienen a la cabeza, situaciones a solucionar que aparecen, peticiones de personas… Todo lo que aparentemente implique un compromiso por tu parte. David Allen lo llama “cosas”.

Por ejemplo: una idea para escribir un cuento, un bote vacío de Cola Cao, una cita para una reunión que te comunica alguien, el recuerdo de que quieres comprar un regalo de cumpleaños…

Es importante capturar en el momento en que estas cosas se presentan, para poder vaciar la mente y no tener que confiar en tu memoria. Por lo tanto, capturar debe convertirse en un hábito muy arraigado, no se te debe olvidar.

Captura las cosas que se presentan en el momento para vaciar la mente #GTD #efectividad Share on X

         Las bandejas de entrada

¿Dónde se capturan estas cosas? En bandejas de entrada. ¿Cuáles son las bandejas de entrada? Varias. En general, cualquier lugar en el que entren cosas o tú puedas poner las cosas que surgen.

Te pongo mis bandejas de entrada: las del correo electrónico (una por cada cuenta), las redes sociales, una gaveta en mi escritorio para dejar papeles, el buzón de correo ordinario de casa, la bandeja de entrada de una aplicación móvil que uso, la lista de lectura de mi navegador, las aplicaciones de mensajería, un lugar de la cocina donde pongo envases vacíos y objetos a reponer y una libretita para notas (aunque casi no la utilizo). Creo que no me dejo nada.

Capturar consiste en poner en esas bandejas las cosas que surgen (aunque a veces las cosas llegan a ellas por sí mismas, claro, como el correo). Nada más. Sacarlas de la mente, y luego ya veremos qué hacemos con ellas. Pero de momento sacarlo todo, no quedarse nada.

Una idea o un recuerdo los apuntaría en mi aplicación móvil, el bote de Cola Cao lo pondría en el rincón de la cocina, una factura que me da alguien la pondría en la gaveta, etc.

Paso 2. Procesar

         Transformar las cosas

Procesar consiste en transformar las cosas que hay en las bandejas de entrada según su naturaleza en otras más digeribles. Debes procesar esas bandejas de entrada con periodicidad para que no se acumulen. Encontraremos cosas de varios tipos:

• Las que ya no tienen sentido para ti, han quedado obsoletas, etc. Por ejemplo, un recordatorio para hacer algo que ya no es necesario. Se transforman en basura. Se eliminan.
• Cosas que contienen información que puede ser útil más tarde. Por ejemplo, un archivo que te ha llegado por email. Éstas se transforman en archivos de información. Se archivan.
• Algunas que probablemente requerirán actuar, pero dentro de un tiempo indeterminado. Por ejemplo, un artículo que te interesa leer algún día. Son acciones y proyectos “algún día”. Se incuban.
• Cosas que podemos delegar en otra persona. En general, delegaremos todo lo que sea posible (escribí sobre ello aquí). Son acciones delegadas. Se delegan.
• Otras requieren una única acción. Son acciones. Se apuntan y aplazan para próximos pasos o, si la acción se puede ejecutar rápidamente (menos de 2 minutos), se ejecuta en este preciso momento.
• Si requieren más de una acción, son lo que GTD denomina proyectos (luego lo vemos con más detalle). Se apuntan y aplazan para próximos pasos.

Es importante cumplir una regla: las bandejas de entrada se procesan por completo. Esto quiere decir que no debe quedar absolutamente nada en ellas. Si queda algo en una bandeja, la bandeja no está procesada.

En el paso 3 veremos dónde se pone lo que hemos procesado.

          ¿Es proyecto o acción?

El significado de proyecto en GTD es diferente a lo que estamos acostumbrados los arquitectos. Un proyecto es cualquier resultado que requiere más de una acción (y que puede ser ejecutado en menos de un año).

El significado de proyecto en #GTD es diferente al que manejamos los #arquitectos #efectividad Share on X

Un proyecto puede ser, por ejemplo, enviar un broche de regalo a tu prima la de Estocolmo. Se compone de varias acciones, que podrían ser pedir consejo a tu hermana sobre qué broche comprar, comprar el broche en una tienda y enviarlo desde Correos.

Eso no es nada especialmente complejo, pero como está compuesto por más de una acción y se puede ejecutar en menos de un año, es un proyecto.

Una acción es algo que puedes hacer en un momento dado, con unas herramientas dadas y con un tiempo limitado. GTD introduce también el concepto de “próxima acción”, que es una acción que se puede ejecutar ya, sin esperar a ninguna otra acción previa.

En el ejemplo anterior, la próxima acción sería pedir consejo a tu hermana. Después, las dos siguientes acciones serían próximas acciones sucesivamente a medida que completas las anteriores.

Dentro de un proyecto, pues, tendremos varias acciones pero siempre deberá existir una próxima acción que será la que ejecutemos primero.

Paso 3. Organizar

El tercero de los 5 pasos de GTD, organizar, consiste en poner lo que has procesado en su lugar adecuado según GTD.

         ¿Dónde lo pongo?

Los resultados del procesamiento del paso 2 los situaríamos en:

• La basura se iría a la papelera. Borraríamos la nota, tiraríamos el papel o el objeto, etc.
• Los archivos de información al archivo. Normalmente, tendrás varios archivos, digitales o físicos. Lo que archivas puede ser también un objeto: el frasco vacío del perfume que quieres comprar, para no equivocarte y comprar el mismo.
• Las acciones y proyectos “algún día” irían a una lista denominada “algún día”. Aquí, por ejemplo, tengo apuntadas 17 versiones que no he escuchado de El Anillo del Nibelungo. Sé que las escucharé, pero no sé cuándo (a 15 horas cada una, probablemente necesitaré un par de reencarnaciones).
• Las acciones delegadas irían a la lista “en espera”. Apunta qué delegas, a quién y si hay un plazo.
• Los proyectos irían a la lista de proyectos. Ahora mismo tengo 42 proyectos en marcha.
• Las próximas acciones con fecha y hora determinadas irían a la agenda. Una reunión, por ejemplo.
• Las acciones que no pueden realizarse hasta una fecha determinada irían al archivo de seguimiento. Quiero enviar una tarjeta navideña a alguien, pero lo voy a hacer a partir del 18 de diciembre.
• Las próximas acciones que se pueden ejecutar irían a diversas listas, cada una correspondiente a un contexto. En el contexto “Teléfono” estarían las próximas acciones que requieren un teléfono para ser ejecutadas.

Esto, que parece un fandango enorme, es bastante más fácil de lo que piensas. En realidad, es de sentido común.

Para llevar estas listas y archivos las aplicaciones informáticas, bien utilizadas, facilitan bastante la labor. Sin embargo, se puede poner en marcha GTD perfectamente con papel y lápiz.

         Lo que hice mal

Bueno, ¿y qué hice yo mal (sé que quieres saberlo)? Pues un error canónico y que está tipificado como estándar en la mayoría de novatos con los 5 pasos de GTD: mezclar los pasos 1, 2 y 3.

Ya que me ponía a capturar ítems, simultáneamente los procesaba y los dejaba organizados en listas. Así, creía que adelantaba.

El problema de esto es que tardas más en capturar y empieza a ser difícil en ciertas situaciones. Hay momentos en los que no puedes pararte a hacer todo eso. Además, empieza a darte pereza.

Capturar debería ser algo como coger un papel y ponerlo en una gaveta, tomar una notita en una libreta o en una aplicación o poner el frasco de colonia vacío en cierto lugar. Todo muy ágil, si no, acabas por no hacerlo.

Capturar debe ser algo muy ágil, si no, acabas por no hacerlo #GTD #efectividad Share on X

Si quieres ir sobre seguro, en el libro que ya comenté en el primer artículo de la serie “Productividad personal: aprende a liberarte del estrés con GTD“, de José Miguel Bolívar, puedes encontrar un fantástico diagrama de flujo. Sólo con seguirlo, tendrás la seguridad de estar haciendo las cosas en el orden correcto según GTD.

Yo era muy consciente de que estaba mezclando pasos, pero fui demasiado valiente e intenté hacerlo a mi manera, porque yo lo valía. La fastidié. Al final, capturaba tarde y mal y seguía confiando en mi memoria para acordarme de capturar después. Acabé cazando mariposas. Un lío.

Paso 4. Revisar

Decíamos en anteriores artículos que el trabajador del conocimiento se enfrenta al reto de definir el trabajo, no sólo de hacerlo. Es lo que se consigue con los tres primeros de los 5 pasos de GTD.

Vamos a ver ahora cómo decidimos qué hacemos y cómo mantenemos el sistema a punto en este paso 4.

         Revisión diaria

En GTD existe una revisión que es diaria. Esto no quiere decir que se haga una vez al día, sino cada vez que te vas a poner a hacer algo y quieres decidir qué.

En ese momento, revisas la agenda y las listas de contextos.

Como está todo en el sistema, no te vas a dejar nada. Además, tal y como comentamos en su día, filtrando por contexto, nivel de energía y tiempo necesario, vas a segmentar una serie de acciones de entre todas las posibles.

Pues eso, miras la agenda por si hay algo con hora. Coges los contextos en los que estás en ese momento (teléfono, ordenador, casa…) y los cruzas con tu nivel de energía y con el tiempo del que dispones.

De este análisis, saldrán unas próximas acciones, habrás reducido todo tu sistema de compromisos a ese número limitado. Entre ellas, escogerás una y la ejecutarás. Parece lógico empezar por las que tienen una fecha objetiva definida, impuesta externamente. Un plazo de entrega de un documento, por ejemplo.

Si no tienen fecha objetiva, guíate por tu intuición para elegir la que más contribuya a lograr tus objetivos.

Y después otra. Y otra.

Funcionando así, sabes que estarás haciendo en cada momento justo lo que más te conviene hacer desde el punto de vista de la efectividad.

Además, tendrás claro que las cosas que no estás haciendo están perfectamente controladas, y podrás dejar de pensar en ellas para no perder concentración.

         Revisión semanal

La revisión semanal nos permite mantener el sistema a punto y tener una visión global de todo.

En esta revisión se chequea el sistema al completo, y lo mejor es programarla para hacerla siempre en el mismo momento de la semana.

La revisión semanal en #GTD es mejor hacerla siempre el mismo día a la misma hora #efectividad Share on X

Se incluye todo: revisar la agenda de la semana que vence y de la que viene, la lista “en espera”, el archivo de seguimiento, la lista de proyectos, las listas de contextos, la lista “algún día”…

Debemos ver que no hay acciones que ya no tienen sentido, que todos los proyectos tienen definida una próxima acción, que hemos tachado todas las acciones que ya hemos realizado, si algo de lo que tenemos incubado debe activarse… Que todo está correcto y actualizado.

En este paso yo cometí el error de hacer revisiones como un autómata, dedicándoles poco interés. Total, lo tenía todo controlado… Cumplía con el ritual, pero sin pararme demasiado a revisar de verdad. Craso error.

Vale la pena dedicarle el tiempo necesario a la revisión semanal, puesto que así confiaremos plenamente en el sistema garantizando la ausencia de incorrecciones. Además, ganaremos una visión más global de nuestro sistema de compromisos.

Hay revisiones a más largo plazo. Hablaremos de ellas en otro artículo.

Paso 5. Hacer

El último de los 5 pasos de GTD.

Como lo tenemos todo organizado, preparado y transformado, y sabemos elegir exactamente qué hacer en cada momento, solamente nos queda eso: hacerlo.

Una duda frecuente es cómo asimilar las interrupciones (que las habrá) con esta manera de trabajar.

Para empezar, te diré que las interrupciones propias, esos momentos en los que la cabeza se te va, se reducen a la mínima expresión. Esto es, te resulta mucho más fácil concentrarte en lo que estás haciendo en cada momento porque no te paras a pensar en lo que no estás haciendo o en lo que tendrás que hacer después. Eso ya es un gran cambio.

En cuanto a interrupciones externas, debemos intentar reducirlas con métodos drásticos. Es una perogrullada, pero hay que planteárselo y hacerlo. Por ejemplo, apagando o dejando en otra habitación el móvil, poniendo un régimen contra las interrupciones si trabajamos acompañados, etc.

Aun así, existirán. En ese caso, debemos procurar que nos desbaraten lo menos posible. Las supuestas emergencias casi nunca lo serán. Si realmente lo son, obviamente no hay nada que decir. Si se está cayendo el techo o alguien va a perder un avión y necesita algo, te pones con ello.

Cuando las interrupciones no son urgencias, simplemente las trataremos como algo que entra en nuestra bandeja de entrada. Recibimos la cosa, la ponemos en la bandeja, y perdemos el mínimo grado de concentración que podamos. Llegado el momento, la procesaremos de manera normal.

Los 5 pasos de GTD implican un cambio de mentalidad

Como habrás deducido de todo este discurso, estos 5 pasos requieren un cambio de mentalidad a la hora de hacer las cosas. Fundamentalmente, porque separamos el proceso en subprocesos.

Dedicarte a cada uno de los 5 pasos de GTD por completo (a procesar, a revisar…), en lugar de estar saltando de uno a otro con cada cosa que surge, te permite mejorar muchísimo tu eficiencia.

Por otro lado, requiere dejar de actuar en modo reactivo. A la hora de hacer algo, pensamos antes de hacerlo para decidir qué es lo más interesante desde el punto de vista de la efectividad.

Yo mezclé los pasos 1, 2 y 3 y no llevé bien el tema de la revisión semanal, así que volví a fracasar al implantar GTD. Me retiré a mis cuarteles de invierno brevemente, analicé lo ocurrido y me preparé para el tercer asalto.

En el próximo artículo, el último de la serie, te lo contaré.

Tienes mucha más información, posts, recursos y herramientas para mejorar tu desempeño en la categoría DESARROLLO PERSONAL DEL ARQUITECTO.

¿Crees que esta metodología podría aplicarse a tu vida? ¿Cómo la ves desde fuera? ¿Te sentirías cómodo funcionando de este modo? ¿Crees que podrías integrar los 5 pasos de GTD en tu rutina?

Puedes comentar aquí abajo, y si te ha gustado el artículo te agradeceré mucho que lo compartas.

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.