MI PRIMER FRACASO IMPLANTANDO GTD: NO ENTENDER LOS PRINCIPIOS DE GTD

Los principios de GTD, lo que subyace detrás del sistema, son los que hacen que esta metodología sea verdaderamente potente.

Comencé hace unas semanas a hablarte de efectividad personal, y te prometí contarte mi aventura implantando GTD y mis 3 fracasos previos al éxito.

Hoy te voy a contar mi primer fracaso, que se produjo por falta de claridad. Había entendido el funcionamiento del sistema, que en realidad es sencillo, pero no había interiorizado los principios de GTD. Me había quedado en la superficie.

Estaba haciendo básicamente lo que ya hacía, pero con una falsa sensación de mayor control. Podría decir que solamente había conseguido tener unas listas de tareas más organizadas que anteriormente. Poco más.

La verdad es que lo hice fatal.  🙂

Vamos a ver cuáles son esos principios de GTD y cómo los pasé por alto por falta de claridad.

Principios de GTD y claridad

Organizarte de un modo activo

Entre los principios de GTD está el de organizarte de un modo activo. ¿Esto qué quiere decir?

En pocas palabras, dejar de actuar como reacción a lo que ocurre, es decir, persiguiendo las urgencias, y en su lugar tomar el toro por los cuernos y organizarte para poder actuar conforme a criterios más útiles para alcanzar tus objetivos.

GTD funciona con listas organizadas según varias pautas, en las cuales tienes todos tus compromisos estructurados y segmentados. De este modo, puedes decidir con criterio lo que haces en cada momento.

Esto produce un cambio de mentalidad al organizar tu vida no sólo profesional, sino también personal. En lugar de ir persiguiendo sombras (como diría Nacha Pop), revisas el sistema y eliges tu acción.

Yo lo hice mal. Seguí atendiendo antes a lo supuestamente urgente, cuando la realidad es que urgencias hay poquísimas. Más bien, se trata de tareas ordinarias que se disfrazan de urgentes para seducirnos.

La mayoría de urgencias son tareas ordinarias que se disfrazan de urgentes #efectividad Clic para tuitear

Me dediqué a resolver esas urgencias y, una vez resueltas, ya aplicaba GTD para el resto. Digamos que marginé GTD a una parte de mi actividad, y lo «urgente» estaba en una categoría superior.

A veces, incluso, me creaba yo mismo las urgencias. Me levantaba por la mañana con una tarea en mente y me ponía con ella, y ya después dedicaba atención a mis listas.

Gestionar tu atención y evitar la multitarea

Como diferencia con el concepto de gestión de tiempo, entre los principios de GTD está la gestión de la atención, que es el recurso fundamental que depende de nosotros. Ya vimos que el tiempo no se puede gestionar.

Esto básicamente significa ser capaces de centrarnos en lo que estamos haciendo como si no existiese nada más, sin ninguna distracción. Para ello, debemos vaciar la mente de todo lo que pueda significar interrupciones en nuestro flujo de atención: otras tareas, recordatorios, ansiedades, etc.

Se consigue confiando en el sistema ciegamente, y GTD lo permite. Como tienes todos tus compromisos organizados y controlados, y eliges con criterios fiables qué es lo que vas a hacer en cada momento, puedes permitirte concentrarte en la tarea actual sin pensar en las siguientes o en tener que acordarte de otras cosas.

Las interrupciones externas son más difíciles de evitar, pero se pueden reducir y manejar de modo que no signifiquen abandonar lo que estás haciendo. Veremos cómo.

De entre los principios de GTD, éste es el principal motivo por el cual consigues mejorar tu eficiencia, tal y como la definimos en palabras de José Miguel Bolívar en el artículo anterior. Hacer las cosas mejor.

Obviamente, todo este discurso choca absolutamente con el concepto de multitarea, que es completamente ineficiente. El cerebro humano no funciona bien en paralelo.

El cerebro humano no funciona bien en paralelo, evita la multitarea #efectividad Clic para tuitear

Esto también lo hice mal. Caí muchas veces en la tentación de la multitarea, especialmente cuando las interrupciones eran externas, con lo cual la mejora en mi eficiencia fue casi inapreciable.

Principios de GTD y multitarea

Elegir qué hacer en cada momento con criterios fiables

Ésta es la parte de los principios de GTD relacionada con la eficacia.

Como vimos, en los entornos del trabajador del conocimiento tenemos muchas tareas a realizar (incluyendo la definición de éstas). El tiempo es limitado. Además, estas tareas son heterogéneas en cuanto a naturaleza, demanda de tiempo, concentración y contribución al resultado.

Es necesario, por lo tanto, saber elegir qué hacemos en cada momento (y qué no hacemos).

Normalmente, haríamos esto de maneras diversas, pero casi siempre en base a criterios poco fiables. Elegiríamos lo supuestamente urgente, lo más fácil, lo más rápido, lo que más nos gustase, lo que nos están reclamando con más fuerza, etc. De este modo de elegir surge, entre otros, el fenómeno de la procrastinación.

GTD segmenta tus compromisos de manera que es muy fácil seleccionar un subconjunto de acciones de entre todo el conjunto en base a las circunstancias: el contexto (apartado siguiente), el tiempo disponible y el nivel de concentración.

De entre éstas, podremos elegir con fiabilidad cuál hacer en base a criterios objetivos, por ejemplo si tienen fecha de finalización impuesta. Lo veremos en el próximo artículo de la serie.

Como imaginarás, esto es lo contrario a la planificación rígida y detallada (coger un montón de tareas y hacer el “horario” de la semana). Obviamente, habrá cosas que tendrás que hacer a horas determinadas (reuniones, etc.), pero el resto las decidirás según las circunstancias de cada momento, como corresponde a un entorno VUCA.

Ésta es la parte que llevé mejor en mi primer intento de implantar GTD, aunque tengo que reconocer que no pude evitar procrastinar en alguna ocasión puntual.

Circunstancias

          Contexto

El contexto en GTD es un concepto clave. Básicamente, un contexto para una acción es algo sin lo cual no podemos llevar a cabo esa acción. Por ejemplo, una persona, una herramienta o un lugar.

Habrá acciones para las que necesitemos una herramienta: “Teléfono” u “Ordenador” pueden ser contextos.

En otras ocasiones, necesitaremos estar con una persona, por ejemplo una compañera de nuestro equipo. Esa persona será un contexto, pero ojo, solamente si necesito estar físicamente con ella. Si puedo por ejemplo llamarla para ejecutar la acción (lo cual es más sencillo), el contexto sería más bien “Teléfono”.

Otras veces, será necesario que estemos en un lugar. Yo tengo un contexto que se llama Mercadona, puesto que hay acciones que solamente puedo llevar a cabo ahí.

A la hora de elegir qué acción escogemos nos fijaremos en primer lugar en qué contexto estamos. Miraremos en la lista de ese contexto, y tendremos algunas acciones.

Esto lo hice mejor, aunque cometí algunos errores en la definición de mis contextos y acabé teniendo muchísimos. Por ejemplo, como he explicado más arriba, “Mi madre” no era un contexto.

Y mejor si no la llamas así. Y si lo haces no se lo digas, créeme.

          Energía y tiempo

Pero las circunstancias no comprenden sólo el contexto. También intervienen el nivel de energía/concentración y el tiempo.

De entre las acciones de un contexto, elegiremos para ejecutar la que tengamos etiquetada con el nivel de energía o concentración que tenemos en ese momento.

Además, si sabemos que tenemos un período corto de tiempo disponible, procuraremos elegir una acción etiquetada como ejecutable en un tiempo reducido. Así, evitaremos interrupciones.

Elegir qué haces en cada momento según las circunstancias consiste en filtrar la lista de todas tus acciones mediante el contexto y otros criterios, quedándote así con unas pocas. De entre esas, ejecutaremos.

Eliminar el estrés por la confianza que te da el sistema

Una de las grandes ganancias de GTD es que eliminas gran parte del estrés. Esto se produce porque sientes que lo tienes todo controlado (eres consciente de lo que haces y no haces y por qué) y porque te puedes centrar completamente en lo que toca en cada momento.

No necesitas seguir confiando en tu memoria para acordarte de hacer esto o lo otro, ni estás pensando en otras tareas mientras te dedicas a la actual, ni intentas hacer varias cosas a la vez, ni tienes la sensación de que estás siempre atendiendo urgencias.

Con #GTD, no necesitas seguir confiando en tu memoria, confías en el sistema #efectividad Clic para tuitear

Además, como tu efectividad mejora, empiezas a tener más tiempo disponible. Ese tiempo puede servirte para dedicarte a cosas que tenías abandonadas en tu actividad. También para descansar más, estar con tu familia, entregarte a tus aficiones o llevar una vida más sana en general.

Todo esto yo lo cumplí a medias. Sí que reduje algo mi nivel de estrés, porque tenía mayor sensación de control, pero al no estar siguiendo bien la metodología el índice de mejora no fue grande.

Además, como dejé en ocasiones que mi memoria se encargase de cosas que no debía, no llegué a confiar al 100% en el sistema.

Resumen de mi traición a los principios de GTD

Resumiendo, me cubrí de gloria en mi primer intento de implantar GTD.

Por escasa formación y por precipitación (devoré lecturas pero no las interioricé), empecé a aplicar el sistema sin asumir algunos de los principios de GTD.

Seguí persiguiendo urgencias cual bombero y aplicando GTD para el resto de tareas “normales”.

Mezclé la multitarea en muchas ocasiones, destruyendo el principal argumento para mejorar la eficiencia.

Pese a tener criterios para elegir mis acciones con fiabilidad, decidí procrastinar en algunos momentos.

Y para colmo, confié en mi memoria para demasiadas cosas, con lo cual me resultó imposible vaciar mi mente para lo fundamental.

Viendo todo esto, me doy cuenta de que no tenía claro el más importante de los principios de GTD: GTD o se aplica o no se aplica. No sirven las medias tintas.

El resultado fue que, al cabo de poco tiempo, me di cuenta de que el sistema no me estaba ayudando tanto como yo esperaba. Como la mejora de mi efectividad era muy pequeña decidí parar, reflexionar un poco y volver a empezar.

Los 5 pasos de GTD

Te explicaré este segundo intento en el próximo artículo en el cual, por fin, te hablaré de los cinco pasos que conforman el sistema GTD para que te hagas una idea de su funcionamiento en el día a día.

Te contaré cómo fue mi segundo fracaso, y lo que aprendí de él. Así podrás reírte un poco y evitar los errores que yo cometí.

Si no quieres perderte ningún artículo de esta serie, puedes inscribirte a mi newsletter. Los recibirás cómodamente en tu email, junto con más material realmente útil.

Tienes mucha más información, posts, recursos y herramientas para mejorar tu desempeño en la categoría DESARROLLO PERSONAL DEL ARQUITECTO.

Ahora me interesaría saber cómo organizas tú tus tareas. ¿Confías en tu memoria para organizarte? ¿Llevas listas de cosas por hacer? ¿Mezclas en tu agenda citas, recordatorios, tareas e ideas? ¿Qué opinas de los beneficios que puedes obtener con GTD?

Puedes comentar aquí abajo en la cajita, y si te ha gustado el artículo agradeceré mucho que lo compartas.

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.

¿QUIERES VIVIR DE LA ARQUITECTURA?

Suscríbete a mi newsletter y recibirás en tu email todos mis artículos, viñetas y contenido exclusivo.

También te enviaré gratuitamente la
GUÍA PARA LA ESPECIALIZACIÓN DEL ARQUITECTO

6 comentarios en “MI PRIMER FRACASO IMPLANTANDO GTD: NO ENTENDER LOS PRINCIPIOS DE GTD”

  1. Hola Joan.
    Este artículo es muy interesante, si bien he de reconocer que tras realizar un curso sobre gestión del tiempo lo intenté con el GTD, pero no es lo mío. 🙂
    Utilizaba evernote con distintas carpetas para establecer tareas… Ahora utilizo una app que se llama Kanbanflow (https://kanbanflow.com/), es un método muy visual y a mi me vale mejor… y para el día a día uso el papel de toda la vida con la matriz de Eisenhower (primero lo urgente e importante) 🙂

    • ¡Hola, Paula!

      ¡Qué bueno que te pases y hablemos también de productividad!

      El caso es que GTD no es para todo el mundo, a mucha gente no le encaja. Además, como comento en un próximo artículo, tengo la impresión de que o lo amas o lo odias. 🙂

      Yo también usé hace años la Matriz de Eisenhower, pero no me funcionó. Al final, me pasaba la vida haciendo cosas urgentes y se me quedaban las menos urgentes pendientes, hasta que se convertían en urgentes.

      Kanbanflow me parece superinteresante, aunque no lo conozco en profundidad, no lo he probado. Lo usan no pocas personas que saben mucho de productividad, así que por algo será.

      En cualquier caso, esto de la productividad es así: al final, se trata de ver qué te cuadra mejor e ir a muerte con ello.

      ¡Muchas gracias por tu comentario!

      Un abrazo.

  2. Excelente artículo Joan.
    A mi me funciona a medias el Gtd me sirve mucho para mantener mis pendientes en orden y el contexto pero me falla en el aspecto para destinar el tiempo para realizar esos trabajos.
    Por eso uso una mezcla de Gtd con time blocking.
    En Time blocking asignó un tiempo al día a cierto proyecto, y con Gtd voy sacando pendientes tras pendiente.
    Creo que el chiste es que cada quien vea lo que funciona y aplicarlo, se necesita mucha disiplina para todo.

    Saludos

    • Hola, Enrique.

      Efectivamente, GTD requiere disciplina y sobre todo implantar unos hábitos que al principio cuestan. No es para todo el mundo.

      Si tu sistema te funciona, adelante.

      Muchas gracias por escribir.

      ¡Un saludo!

Deja un comentario