GUÍA MINIMALISTA PARA TENER VISITAS DE OBRA Y REUNIONES PRODUCTIVAS

Reuniones productivas y visitas de obra resolutivas y al grano. Parece una utopía, pero se puede conseguir.

El mal de las reuniones inútiles tan extendido en el mundo del trabajo del conocimiento es especialmente significativo entre los arquitectos.

Nuestras reuniones internas son mejorables, pero es que además en las que tenemos con los clientes nos gusta explayarnos hasta el infinito. Y la estrella de la fiesta son la visitas de obra. No es raro reservar toda una mañana para la visita semanal. Aquí ya comentamos algo.

¿Cómo podemos conseguir que esto no pase y tener reuniones productivas y visitas de obra razonables? Podemos aplicar algunas medidas sencillas, y si las convertimos en hábitos mejoraremos muchísimo nuestra efectividad y la del estudio.

Reuniones productivas

Si quieres que algo se atasque, reúnete

Esto lo decía un veterano compañero que ya había sido testigo de muchas situaciones de este tipo.

Las personas somos seres sociales, y nos suele gustar reunirnos con otras personas. Incluso cuando no es plenamente necesario.

A las personas nos gusta reunirnos, incluso cuando no es necesario #arquitectura #productividad Clic para tuitear

Muchas de estas reuniones se toman como un paréntesis en el flujo normal de trabajo, por lo que se llega predispuesto a “descansar” en ellas, especialmente si son internas. A veces, un par de personas empujan para que la reunión sea efectiva y el resto aprovecha para “meditar”.

Las reuniones se alargan, no se va al grano y no se llega a ninguna conclusión. O peor, se llega a conclusiones pero sin ningún plan de acción ni persona responsable de ejecutarlo. Se pierde totalmente el foco.

Otras veces, no conseguimos reuniones productivas porque éstas se convierten en una especie de concurso de egos, en el cual los asistentes compiten por consolidar su territorio y demostrar sus conocimientos sin aportar nada.

En estos casos, la más perjudicada es la creatividad. Cuando se trata de idear soluciones y sólo intentas estar seguro defendiendo tu parcela, algo no está funcionando.

¿Cómo evitar esta especie de síndrome de matar las reuniones productivas?

La clave para conseguir reuniones productivas: mantener el foco

Ése es el resumen.

Se trata de determinar si una reunión es realmente necesaria, prepararla y dirigirla hasta su conclusión (y más allá).

         ¿Es necesario reunirse?

Gran parte de las reuniones de todo tipo que se producen diariamente no son realmente necesarias.

En un mundo hiperconectado, muchas veces sería suficiente con una conversación telefónica o por Skype, una charla informal de pie en un pasillo o, simplemente, una transmisión de información efectiva.

Las conversaciones diarias de pie, incluso junto a la máquina de café, suelen ser reuniones productivas. Todo el mundo va al grano, porque nadie quiere estar mucho rato ahí plantado.

Las reuniones convocadas para pasarnos datos unos a otros suelen ser evitables. Existen maneras más rápidas y efectivas para hacerlo.

Si se trata de coordinar, resolver problemas, idear o negociar, sí que merece la pena juntarse.

En ese caso, pensaremos qué ventajas tiene montar una reunión (con todos sus factores: tiempo, desplazamientos, etc.) respecto a no hacerlo. Es simplemente planteárselo, y si lo haces te darás cuenta de que gran parte de las reuniones no son necesarias.

Muchas veces nos reunimos por inercia, por costumbre, porque siempre se ha hecho así.

Si finalmente se va a producir la reunión, es importante que la tomes como una acción más en tu proceso de trabajo, no como un paréntesis o un descanso. Y trata de que los demás asistentes se la tomen igual.

Una buena manera de conseguirlo es prepararla y fijar objetivos.

         Preparación y fijación de objetivos para tener reuniones productivas

El éxito de una reunión casi siempre se fundamenta en la preparación previa.

Para empezar, debes fijar un objetivo claro (o varios, pero es mejor que sean pocos). Por ejemplo decidir algo, coordinar a varias personas para hacer algo, etc. Es mejor tener pocos puntos en el orden del día, y desde luego el más importante en primer lugar.

Antes de entrar, visualiza el objetivo y recuérdalo mentalmente.

Como parte de la preparación, acota la duración de la reunión. Así todo el mundo sabe a qué atenerse y existe otra predisposición mental: no estamos aquí para descansar, estamos para cumplir objetivos en un tiempo determinado.

Para tener reuniones productivas, fija objetivos y acota su duración #arquitectura #productividad Clic para tuitear

Para esto existen obviamente excepciones, por ejemplo cuando hablamos de reuniones de equipos puramente creativos en ciertas situaciones. Ésas son un poco especiales.

Ah, y la puntualidad es muy importante. No sólo por el tiempo que se pierde esperando a la gente, sino porque ser puntual ayuda a considerar importante la actividad que se va a realizar.

La fase de preparación, como hemos dicho, determina en gran medida el resultado, y si alguien no llega preparado a la reunión, es casi preferible posponerla y celebrarla en otro momento en mejores condiciones. Si no, tocará hacerla dos veces.

         Dirección de la reunión

Durante el transcurso de la reunión, para mantener el foco en los objetivos y evitar la dispersión mental y temporal, debes dirigirla (si no hay otra persona designada para hacerlo).

Un buen modo de hacerlo es repartir juego para que las personas que puedan aportar sobre un tema determinado participen.

También es bueno que vayas cerrando cada punto y anotando las conclusiones. Sobre todo, es importante dejar claro qué se va a hacer respecto al objetivo, quién va a ser responsable de hacerlo y cuándo y cómo lo va a hacer.

Una buena medida es enviar un email resumen con todas esas conclusiones y acuerdos a los asistentes. Así las cosas no quedan solamente en tu libreta.

Por supuesto, intenta eliminar las distracciones durante la reunión. Uno de los mayores asesinos de las reuniones productivas es el teléfono móvil. O mejor dicho, el mal uso que hacemos del mismo. No atiendas al móvil cuando estás en una reunión.

Reuniones con clientes

Las reglas son parecidas para las reuniones con clientes.

En este caso, hay que tener en cuenta que éstas están integradas en nuestro proceso comercial. Incluso cuando estamos prestando el servicio, en las reuniones con el cliente seguimos vendiendo y debemos mantener la percepción del mismo acerca del valor que le aportamos.

Por lo tanto, la satisfacción del cliente debe ser un objetivo principal en estas reuniones. En este sentido, además de la excelencia a la hora de solucionar sus problemas y dar respuesta a sus necesidades, también hay que tener en cuenta que el cliente va a valorar las reuniones productivas.

Le darán sensación de profesionalidad.

Ojo, que a veces nos gusta tanto seducir al cliente que le acabamos dedicando muchas horas sin ser necesarias, y nuestros encuentros con él se convierten en agujeros negros por los que se escapa nuestra efectividad.

Reuniones productivas y visitas de obra

Visitas de obra

Una forma de reunión especialmente gravosa en términos de tiempo es la visita de obra.

Al ser casi siempre periódicas, pueden llegar a convertirse en rutinarias en nuestra mente, y con ello se va a la obra con una actitud contemplativa y poco efectiva.

Los otros agentes que intervienen se contagian con asombrosa facilidad.

Pues bien, hay que evitarlo. Debes ir a la obra con objetivos, con un guión de temas a tratar, preparado para lo que surja pero sin perder el foco. Debes intentar también acotar la visita de obra en el tiempo. Si no lo haces, echarás la mañana.

Evita que las visitas de obra se conviertan en rutinarias #arquitectura #productividad Clic para tuitear

Casi siempre es posible irse cuando llega la hora. El 99% de las cosas que se planteen en ese momento podrán esperar a la visita de la semana que viene, o podrán resolverse sin necesidad de estar en la obra.

No se trata de ir con la lengua fuera y cortando de manera drástica, pero sí de ser consciente en todo momento de cuánto tiempo estás dedicando a la visita y de si lo que se está tratando es necesario.

Para ir con los temas preparados y para llevar un desarrollo de la visita efectivo, el jefe de obra o encargado es una figura importante. Trata de concienciarle, sobre todo con tu ejemplo. Y trata de que cuando aparezcan los oficios, sepan de qué tema se va a tratar y vayan preparados con lo necesario.

Si vas a ver luminarias con un instalador, que lleve muestras o catálogos o lo que sea necesario. Si no, perderás tiempo hablando con él ese día y recordándole lo hablado el día que aparezca con las muestras.

Vale la pena conseguir reuniones productivas

En serio, si te pones a ello y lo tomas como un hábito, verás los grandes beneficios que supone.

Ganarás mucha claridad, lo cual te ayudará a reducir el estrés. También la ganarán los que te rodean.

Al aumentar la efectividad, ganarás tiempo para dedicarte a las tareas realmente importantes y estratégicas de tu actividad. Y con ello, conseguirás mayor efectividad en otras áreas.

Al final, todo se traduce en menor estrés, trabajo mejor hecho y más tiempo disponible para descansar y dedicar a tu familia o a tus aficiones.

Se traduce en bienestar. Inténtalo y ya me cuentas.

Tienes muchos contenidos, herramientas y posts para mejorar tu trabajo en la categoría GESTIÓN DEL ESTUDIO DE ARQUITECTURA.

¿Cómo lo llevas tú? ¿Tus reuniones son un infierno antiproductivo? ¿Eso te causa estrés? ¿Las preparas previamente? ¿Te pasas la vida en las visitas de obra?

Coméntamelo aquí abajo, nos vendrá bien a todos conocer tu experiencia. ¡Ah!, y si te ha gustado el post compártelo, por favor.

Gracias por leerme. Que tengas un buen día.

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